Back to work

Experience, Forward Spaces, Nieuws 6 min.

Impact van de juiste werkomgeving

Na een periode van noodgedwongen thuiswerken, gaan de deuren bij veel organisaties weer open. Betekent dit dat we weer teruggaan naar zoals het altijd was of ontstaat er een ‘nieuw normaal’?

De afgelopen twee jaar hebben we, samen met diverse profit- en non-profitorganisaties, de toekomst van het hybride werken mogen verkennen. En sterker dan ooit hebben we ervaren wat de impact is van een juiste werkomgeving. De werkomgeving is namelijk de meest zichtbare manier om te laten zien wie je bent en waar je organisatie voor staat.

‘Practice what you preach’
Een organisatie bestaat uit een binnenwereld (interne organisatie) en staat in verbinding met de buitenwereld. Deze werelden zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en maken samen één geheel. Fresh Forward werkt daarom met onderstaande lemniscaat als uitgangspunt: wil je een toekomstvisie tot leven brengen en een beweging op gang brengen, dan heb je aan de ene kant ‘strategic design’ nodig, en aan de andere kant ‘human design’.

Door middel van concrete initiatieven breng je de visie tot leven en wordt de unieke kracht van een organisatie of een merk realiteit. Denk aan de grote vrachtwagen van Coca-Cola met Kerst, de nieuwe flagshipstore van Rituals in Amsterdam en de running-winkels van Nike. Dit geldt ook voor de plek waar de mensen werken; ‘practice what you preach’. Een werkomgeving moet de visie en het DNA van de organisatie reflecteren, mensen energie geven en de gewenste cultuur (mentaliteit en gedrag) stimuleren.

Dit zijn wij, zo werken wij, zo willen we zijn
Cultuur wordt gecreëerd door de mensen en door leiderschap. De werkomgeving vormt daarbij een essentieel onderdeel en versterkt de visie en cultuur/waarden. De werkomgeving is de meest zichtbare manier om te laten zien wie je bent en waar je als organisatie voor staat: een ultieme kans om je purpose (verlangen) en waarden te uiten en te vertalen, en met iedereen te doorleven. Elke werkdag. Op elk moment. Cultuur en waarden kun je in de werkomgeving positief bekrachtigen en tot leven laten komen. Dit versterkt de mentaliteit en het gedrag die daarbij horen en passen. Kleuren kunnen bijvoorbeeld een merkpositie ondersteunen. Of de inrichting kan het standpunt van de organisatie laten zien als het gaat over geluk, circulariteit of lokaal ondernemerschap.

De huisvesting is ook een bepalende factor in hoe een organisatie verbonden is met de buitenwereld, hoe medewerkers zich intern en extern laten zien en verbinden. Is het bijvoorbeeld een zakelijke of huiselijke/informele omgeving? Is er ruimte voor creativiteit en ondernemerschap of staat efficiëntie centraal? Zijn de werkplekken open, transparant en zichtbaar, of naar binnen gekeerd en privé? De werkomgeving is hierin dus een belangrijke drager van de cultuur en maakt deze zichtbaar en voelbaar. Het laat zien: dit zijn wij, zo werken wij, zo willen we zijn.

Meerwaarde van een goede werkomgeving

Een goede, passende werkomgeving is belangrijk voor werknemers én werkgevers. Hier is veel onderzoek naar gedaan. Een goede werkomgeving verhoogt de productiviteit en gezondheid, verlaagt het ziekteverzuim, en vergroot het werkgeluk van medewerkers.

Gelukkiger, energieker en gezonder
De productiviteit van medewerkers gaat met 20% omhoog als ze in een fijne en excellente werkomgeving werken. Dit heeft te maken met open en sociale ruimtes, ruimtes om te concentreren, gezond en voedzaam eten, en gevoel van eigenheid. Medewerkers voelen zich hierdoor fitter. 18% wil er langer blijven werken en 30% voelt zich meer aangetrokken tot hun organisatie dan tot de concurrentie.¹Uit experimenten met ‘healthy offices’ blijkt dat mensen significant beter functioneren en presteren in een gezonde, inspirerende werkomgeving.

Daarnaast geven zij aan zich gelukkiger, energieker en gezonder te voelen.² Een passende werkomgeving verbetert het welbehagen van maar liefst 55 procent van de werknemers. Het welzijn van medewerkers heeft grote impact op de productiviteit.³ Harvard Business Review toont aan dat iedere geïnvesteerde euro in gezondheid en vitaliteit zich in de regel twee tot drie keer terugverdient.⁴ Wat is belangrijk in een goede werkomgeving? Face-to-face-gesprekken zijn de belangrijkste activiteit in een kantoor. Spontane, niet-geplande ontmoetingen verhogen de performance van een organisatie. Ontmoetingen zorgen voor verbeteringen. Maar hoe je een werkomgeving inricht is maatwerk, en afhankelijk van de doelen die je wilt bereiken. ⁵

Win de ‘battle for talent’
Hoe behoud je goede medewerkers en hoe vind je goede, nieuwe werknemers? We zien dat een mooie, moderne en passende omgeving de nieuwe generatie aantrekt. De fysieke werkomgeving is daarbij een cultureel pluspunt/bezit. Daarnaast willen toptalenten hun passie en vaardigheden graag inzetten voor een organisatie met een missie die bij hen past. De werkomgeving als fysieke manifestatie van de purpose is daarbij een grote kans.⁶ Als iemand zich in die omgeving welkom voelt, komt hij tot betere prestaties. Bovendien vertrekt hij minder snel bij zijn werkgever. Uit onderzoek van ‘The World’s Best Workplaces’ blijkt dat 86 procent van die organisaties lang bij hun werkgever wil blijven werken, 88 procent zegt dat ze meer inzet tonen, en 86 procent zegt dat zij op hun collega’s kunnen rekenen.⁷

Voordelen van hybride samenwerken
We zien ook dat de werkplekken als gevolg van de coronapandemie en het daarmee gepaard gaande thuiswerken meer naar remote/hybride toe gaan. Veel organisaties onderzoeken nu de voordelen daarvan en vormen een visie voor het werken en werkomgevingen van de toekomst. Zo worden onze gezamenlijke werkomgevingen plekken van verbinding en menselijk contact in de nieuwe tijd, ondersteund door technologie en hybride vormen die samenwerken op afstand mogelijk maken.⁸ Ook ontstaat er een ecosysteem van werkplekken.

Onderzoek laat zien dat het aantal thuiswerkdagen stijgt van gemiddeld 0,6 naar 1,8 per week.⁹ Dit onderstreept het belang van een door de werkgever goed gefaciliteerde thuiswerkplek. ‘Het kantoor’ zal in deze nieuwe realiteit vooral gericht zijn op ontmoeten met de daarbij behorende services en hospitality. Daarnaast zien we binnen dat ecosysteem een rol weggelegd voor ‘on the go’ werk- en overlegplekken. Dit aspect hebben we meegenomen in ons visie- en conceptontwikkelingstraject voor Shell Café.¹⁰

De zes succesfactoren van werkomgevingen
Onze ervaring in het ontwikkelen van visies voor (werk)omgevingen en wat we elke dag ervaren in onze eigen werkomgeving, hebben we gecombineerd met de uitkomsten van wetenschappelijke onderzoeken op dit gebied. De zes succesfactoren van werkomgevingen met positieve impact op mensen komen samen in het Forward SPACES Model^®:

SOCIAL: een menselijke, persoonlijke omgeving, die verbinding, contact en betrokkenheid creëert en stimuleert, zoals ontmoetingsplekken, intieme hoekjes, en loungebanken. En vergeet de gezamenlijke eetmomenten niet waarop mensen even aandacht kunnen hebben voor elkaar en elkaars sociale leven.
PURPOSE: de werkomgeving is bij uitstek een manier om het gezamenlijke verlangen van de organisatie tot leven te brengen. Het gehele interieur en exterieur moet de purpose uitdragen. Daarmee helpt de werkomgeving mensen aan te trekken en te behouden die ook geloven in hetgeen de organisatie in gelooft.
AUTHENTICITY: uitstekende werkomgevingen houden rekening met het DNA van de organisatie. Eigenheid komt naar voren en de waarden van de organisatie zijn duidelijk voelbaar. De werkomgeving is een tweede thuis waar mensen zichzelf kunnen zijn en hun unieke talenten kunnen gebruiken.
CIRCULARITY: circulariteit is essentieel, willen wij als mensheid kunnen blijven leven op deze aarde. Terecht is er bij het inrichten van omgevingen veel aandacht voor het hergebruik van materialen en het gebruik van eerlijke en natuurlijke materialen. Bij biophilic design wordt de natuur in de werkomgeving gebracht: een natuurlijke omgeving heeft een bewezen positief effect op het welzijn van mensen.
EXPERIENCE: wat mensen ervaren in hun werkomgeving is essentieel. Er zijn 4 E’s die dit duiden: Esthetiek en multisensoriek: niet alleen ‘wat zie je’, maar ook ‘wat hoor, ruik, proef en voel je’? Entertainment: hoe word je ‘vermaakt’? Educatie: wat leert een werkomgeving je en hoe stimuleert het je om te blijven leren? Escapisme: hoe kun je even ‘ontsnappen’ en je rust pakken met mindfulness of je juist uitleven in bijvoorbeeld een karaoke-cabine?
SPACE: dit gaat over ruimte. De fysieke ruimte als het gaat om de mate van openheid, flexibiliteit en rust. Maar ook de ruimte en vrijheid die mensen er ervaren. En hoe is de fysieke ruimte – zeker in de huidige tijd – met de virtuele wereld verbonden?

De impact van de juiste werkomgeving
Investeer in een fijne, stimulerende werkomgeving die bij je organisatie, purpose en mensen past. Een passende, inspirerende werkplek maakt de organisatie en cultuur sterker en verhoogt het welzijn, het werkgeluk en de productiviteit van medewerkers. Bovendien trekt een werkomgeving die de waarden van de organisatie uitstraalt, de nieuwe mensen aan die je graag wilt hebben, en behoud je de mensen die goed bij je organisatie passen.

Hilversum, 1 maart 2022
Eva Janssen en Matt van der Poel

Bronnen

Meer weten over de meerwaarde van een goede (werk)omgeving?

Bel of mail Matt