We vieren een jaar online
Deze week is het een jaar geleden dat we onze eerste online sessie deden. Is dat reden voor een feestje? Wij vinden van wel. Want wat hebben we het afgelopen jaar ontzettend veel geleerd als het gaat om online inspiratiereizen, visieworkshops en teambuildingsessies. Graag delen we onze inzichten en learnings.
Al eerder schreef ik dat als een klant mij in januari 2020 had gevraagd of we die creatieve workshop van 1½ dag niet online konden doen, dat ik hem of haar dan glimlachend had aangekeken, mijn hoofd had geschut en vol overtuiging had gezegd: “Nee, dat kan echt niet!”. Gelukkig bleek dit een belemmerende overtuiging van mij te zijn en hebben we ervaren dat ook nu weer onder druk alles vloeibaar wordt.
Van de ene op de andere dag is vorig jaar maart ons service station in Hilversum verlaten. Alle geplande sessies zijn afgezegd en we bevinden ons in een nieuwe realiteit. In een online meeting steken we de koppen bij elkaar en spreken we de ambitie uit om de beste te worden in online sessies die zorgen voor positieve impact voor mens en maatschappij (onze missie). En op basis van onze kernwaarden open, doorleefd en eigenwijs bedenken we de eerste contouren van onze online aanpak en methodiek. Een online sessie van één of meerdere dagen is namelijk geen kopie van een fysieke sessie en lijkt ook geenszins op een online vergadering van een uur.
Sfeer
De sfeer van de omgeving waarin wij sessies doen is voor ons zeer belangrijk. Niet alleen voor onze eigen energie, maar ook voor wat het doet voor de deelnemers en daarmee voor het eindresultaat. Voor ons is dit een reden om niet vanuit huis of in een anonieme studio sessies te faciliteren, maar vanuit ons eigen service station. De bar in onze skylounge blijkt hiervoor zeer geschikt en ook de banken in onze lounge met daarachter een doorkijkje naar buiten zijn uitstekend als decor te gebruiken.
Ook draagt het draaien van muziek, als mensen een online sessie binnenkomen, bij aan de sfeer. Of de eigen playlist bij de afsluitende borrel. Maar ook een online escaperoom of online yogales, evenals het gebruik van geluidseffecten zoals applaus, gelach en aparte deuntjes. Dit soort aspecten zetten we in als vervanger van de verrassende items die mensen anders in onze fysieke omgeving tegenkomen.
Interactie
Om gezamenlijk tot mooie resultaten te komen is interactie een voorwaarde. Als collega’s hebben we die interactie doordat we dit soort sessies altijd samen (op anderhalve meter) faciliteren en dit stimuleert ook weer de interactie met de mensen die veelal alleen vanuit hun huis deelnemen.
Interactiemogelijkheden zijn er online volop en deze zijn vaak lekker efficiënt. Zo werkt de chatfunctie sneller dan het plakken van post-its en vergt de digitale route van en naar een breakout-room een stuk minder tijd dan de fysieke. Ook het gezamenlijk werken in een document is een goede vervanger van een flipover. Afhankelijk van het platform dat voor een sessie wordt gebruikt, kun je ook bepaalde ruimtes vrij ‘inlopen’ en deelnemen aan een gesprek, expositieruimtes bezoeken en netwerken met iemand waar je toevallig aan wordt gekoppeld.
Online maakt ook interactie over de hele wereld mogelijk. Vooral voor onze inspiratiereizen biedt dit ongekende mogelijkheden. Die hoeven zich niet te beperken tot één stad of gebied, maar zo schakelen we over van onze razende reporter in Utrecht naar die in Rotterdam, interviewen we live één van onze connectors, bijvoorbeeld Jaikumar in India, en gaan de deelnemers in breakouts in gesprek met sprekers uit Kopenhagen of Seattle.
Voorbereiding
We merken dat online sessies vragen om meer voorbereiding en iets langer vooruit plannen. Niet de dag van tevoren de benodigde spullen voor de sessie klaarleggen, maar een week voor de sessie voor elke deelnemer een workshop-pakket klaarmaken en dit naar ieders huisadres sturen. Uiteraard bevat dit pakket naast de gebruikelijke schrijfwaren ook vaak een dobbelsteen, een toiletrol van ‘The Good Roll’ en natuurlijk een lekkernij.
Ook de technische voorbereiding is van groot belang, zeker als mensen gaan werken met een platform dat ze nog niet (zo goed) kennen. Heldere instructies en waar nodig technische support zorgen ervoor dat 90% zonder problemen en op tijd aanwezig is bij de sessie en de overige 10% wordt, vaak ook nog op tijd, door onze supportcollega aan boord gehesen.
Ook hebben we vooraf testsessies met onze razende reporters, onze connectors en de sprekers waarmee we op afstand de dialoog aangaan.
Afwisseling
Je kunt mensen niet een hele dag voor hun beeldscherm laten zitten. Het is van belang om regelmatig pauzes in te lassen, maar nog belangrijker om te zorgen voor veel afwisseling. Plenaire presentaties wisselen we uiteraard af met het werken in breakouts, en af en toe doen we een energizer, maar mensen moeten ook weg van het scherm. Zo vragen we deelnemers om een rondje te gaan lopen en telefonisch met een collega te komen tot de belangrijkste inzichten op basis van de presentatie die ze zojuist hebben gehoord. Ook podcasts kun je tijdens een wandeling uitstekend beluisteren.
Aangezien wij de beschikking hebben over de huisadressen van mensen kunnen wij in onze Fresh Forward-app inspirerende routepunten opnemen, waar deelnemers op de fiets langs kunnen gaan, om daarna de ervaringen weer met elkaar te delen. Ook bieden gaming en VR volop mogelijkheden, die we op dit moment aan het exploreren zijn. We kunnen nog veel meer leren, net zoals alles wat we het afgelopen jaar hebben geleerd. Er valt namelijk altijd wat te leren en ook te vieren.
Proost op één jaar online!
Hilversum, 29 maart 2021, Matt van der Poel (CXO)